RapidILL参加図書館はRapidILLのウェブページを通して他の参加図書館に資料手配の依頼を行いますが、依頼の際、受付館の指定は不要です。RapidILLは依頼する資料が自館に所蔵がないことを確認した後、参加図書館の中から時差やあらかじめ図書館が設定している開館時間、対応可能な時間を考慮し、その時の、最適な受付館を自動で選択します。
依頼はあらかじめ参加機関が共有している所蔵情報をもとに所蔵館のみを対象に送信され、依頼を受けた受付館はRapidILLウェブページを介し、提供可能な電子ファイルを依頼館へ送信する処理を行います。
Borrowing Workflows（依頼）：
https://www.youtube.com/watch?v=lcY1pfZEn0Q
Lending Workflows（受付）：
https://www.youtube.com/watch?v=unVqfHZeji0
RapidILLが目標とする資料提供までの時間は24時間。世界600機関を超えるコミュニティにより、依頼から借り受けにかかる手配時間はさらに短縮しています（平均：約10時間）。図書館間の相互協力により、依頼した資料を入手する成功率は95%に達します
RapidILL参加機関はPod（ポッド）と呼ばれるグループに所属し、同じPodに参加する機関同士で「依頼」と「受付」を行います。時差のある、世界の多くの機関が参加するPod内で貸借を行うことでより迅速なデリバリーを実現できる一方、分野や地域、国によって分かれたより小規模なグループ間での貸借も可能です。参加機関は複数のPodに所属することができます。